GTD®とは

はじめての方へ

GTD®とは、個人と組織の生産性の向上を助けるメソッドです。

個人の生産性を阻害する要因には、

  • 情報のオーバーフロー
    次々に起こる仕事や情報に、処理スピードが追いつかず、オーバーフローしてしまう
  • 初期動作の遅れ
    何かを行う際に、実行段階になって初めて「何をどうするのか」を考えるため、実際に動き出すのに時間がかかる
  • 集中できない
    気になることがあると、無意識にそのことを考えてしまい、ほかの仕事をしていても、目の前のことに集中できない

――などが挙げられますが、GTDは、この問題を次の流れで解決します。

  1. 頭の外に置く
    気になることや、やらなければならないことを頭の中に留めておかずに、頭の外に置く
  2. 始めと終わりを考える
    実行段階ではなく発生段階で、その仕事の最初の具体的な作業とゴールイメージを考える
  3. しくみを整える
    メール、To-Doリスト、メモやノートが個別にあるのではなく、新たな仕事を一時的に保管する場所、To-Doリストへのつなげ方など、一連の流れを整える

この流れをさらに具体的にした5つのステップの繰り返しによって、やるべきことを迷いなく選択し、1つのことに100%集中することができます。

GTDには、頭の働きに注目しているという特徴があります。「GTD」は「Getting Things Done」の略称で、「ものごとをやり遂げる」ことを意味しますが、タスクの完了だけを考えるのではなく「私たちの頭をいかにクリエイティブな活動に使うか」ということに焦点を当てています。GTDを実践することで、生産性の向上はもちろん、一般的なタスク管理では難しい、創造性の向上も目指せるはずです。

忙しくて新しいことに取り組む余裕がない、という方にこそおすすめしたいのがGTDです。まずは、5つのステップから始めてみてはいかがでしょうか?

1.把握する

気になっているものをすべて集めます。 書類、メール、ノート、メモ書き、頭の中にあることなどを100%把握します。大小、公的・個人的なことに関わらず、すべてのやるべきこと、プロジェクト、やりかけのこと、完了したことについても把握します。

2.見極める

把握したものを 行動が必要なものかどうか見極めます。 行動が必要でないことは、ゴミ箱に捨てるか、資料としてファイリングします。行動が必要であれば、「次にとるべき行動」は何かを具体的に明確にします。 2分かからずにできることであればすぐに実行し、2分以上かかることであれば、人に依頼するか、自分でやるなら行動リストに追加します。

3.整理する

見極めたものを 適切な場所に整理します。 資料は行動が必要でないものだけを、資料として収納します。 「次にとるべき行動」のリストは、パソコンで作業が必要なもの、電話する必要があるものなど、実施する状況ごとに整理して収納します。複数の行動が必要なものは、「プロジェクト」として整理します。

4.更新する

「把握する」「見極める」 「整理する」を最新の状態にします。 適宜、行動のリストを見直したり、まとまった時間をとって定期的に最新の状態にします。また自分自身の役割や重要なこととも照らし合わせ、優先順位についても考えます。 このステップによって、再度頭をすっきりさせ、高い集中を維持できる状態にします。

5.選択する

実施できる状況、優先順位に合わせて 適切な行動を選択します。 使える時間はどれくらいか、何ができる状況か、自分自身の使えるエネルギーはどれくらいか、また優先順位と照らし合わせてどうか、などの観点から「次にとるべき行動」のリストから選択して実行します。

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