映像制作のプロデューサー兼ディレクターという業務に携わっており、今回は、より生産的な行動を行うヒントを得られればと思いセミナーに参加させていただきました。
映像制作という仕事は、シナリオ、撮影、編集、音入れといった各段階ごとのエレメンタリー的なプロジェクトを遂行しながら、作品の完成を目的とした大きなプロジェクトを成功させるイメージとなります。その中でプロデューサは、そのすべてを把握していなければならないので「気になること」は実に多岐に渡ります。

個人的には日頃から、To-DoリストやGoogleカレンダーなどを利用し、ある程度仕事や自分をコントロールできているつもりではおりました。しかし制作作品が重なったり、イレギュラーな業務が舞い込むなどして自分のTo-Doリストが増えてくると、その把握や着手のタイミングについては、だんだんと「いい加減」になってしまっていたのが正直なところです。

そのような中でGTDを学び「気づき」を与えられたのは、まず「集め方」でしょうか。たとえば、私のTo-Doリストに“○○の構成案作成”という項目があった場合、それは作品の内容を決定する大仕事であるため、実行に移すにはどうも腰が重い状況でした。しかしGTDではタスク内容を具体的に細分化してリスト化するので、上記の場合のタスクリストは、その1歩となる “大項目の選定” 程度で良くなります。これによって精神的にとても着手しやすくなりました。

次に「仕分ける（CLARIFY※）」と「収納する（ORGANIZE※）」の概念を得られたのは大きなメリットです。今までの自分は、やることを集め、適宜確認・更新しはしていましたが、仕分けと収納がきちんとできていなかったために、タスク量が多くなってくるとオーバーフロー状態に陥っていたのだと思います。またタスクを分類こそしていましたが、それはプロジェクトごとなど目的別による仕分けだっため、上記のようなオーバーフロー時には、１つのプロジェクト内でのタスクは把握できても、すべての中から自分が行うべきベストなタスクは見つけられない状態でした。

しかしGTDの「仕分け」⇒「収納」は、ネット環境が無く電話しかない状況、オフィス内ですべてが整った状況、あるいは自宅、といった具合に後々の自分が行動するときの状況や資源を元に行います。その結果、行動を起こす時点では、その状況に収納されたタスクのみ参照すれば良いので、ベストなタスクを見つけるのがとても容易になります。

といった感じで、まだ日は浅いので実践はGTDの一部にすぎませんが、メリットは着実に感じております。現在、「収納」の仕方をより自分の業務内容に合ったものへとすべく再吟味中です。

「ライフハック」

私はWeb制作会社で働いているが、このキーワードは目にします。

生活にちょっと役立つ「伊藤家の食卓」的なものから仕事術、精神論までありとあらゆるライフハックを目にし、私自身も取り入れたものがあります。仕事に関するものであれば、Google Task、Google Calendar、GmailのFlagやOneNotes。（もっとあります）

これらのツールを取り入れ改善したことは主に、スケジュール管理／タスク管理／記憶の管理です。発生した仕事、期限が決まっているプロジェクトやタスクには非常に有効的だと思います。これらを取り入れることで、ここ数年仕事管理はずいぶんと楽になったように思います。

しかしながら、私にはもう一つ気になっている仕事がありました。

「今すぐには必要としないが、新しい情報や技術を収集して、いくつかは習得する」ことです。これらの仕事には期限がありません。ゴールすらあいまいな、漠然としたものです。事実これらの仕事はTASKやスケジュールに押されて、おろそかになります。本当は大切なことなのに、漠然としすぎていて管理できないのです。

私はセミナーを受講するあたり、スケジュールやTASKに乗らない仕事について、GTDで管理できたらいいのにと期待していました。ことあるごとに思い出し心の隅にはあるものの、なかなか手をつけることができない仕事。これらをGTDで管理できるようになればどんなにいいだろう。そういった期待でこのセミナーを受講しました。そしてセミナー受講後、できるのではないかと思い始めています。

セミナーを受講して感じた印象は『仕事を管理する概念が違う』でした。GTDでは仕事という枠にとらわれず、家族、趣味などプライベートも含めて、とにかく『気になること』を収集することから始まります。収集した『気になること』を、カテゴライズ、分類し収納するのですが、この収納方法が今までの仕事管理術とは大きく違っていました。適切に収納し、行動が必要なものは『次に踏み出すべき一歩』にまで細分化された行動に落とし込んで収納するのです。

事前にGTDのことをお伺いした時『仕事が発生した段階で仕事に取り掛かりやすい状態に置いておき、仕事に取り掛かる際「すぐに」とりかかれるようにしておく』という風に聞いていました。私は、その仕事に取り掛かりやすいよう準備をしておくことだと考えていました。

しかし違いました。

仕事の準備をするのではなく『次の一手』を明確にした状態にしておくのです。そうすれば、少しの空き時間、移動中でも、状況に応じた『次の一手』を適切に選択し行動に移すことができるのです。

前述した漠然とした仕事。

これらをGTDに当てはめると、漠然な仕事も明確に「次の一手」が決まります。あとは、小さな一歩を踏み出すだけなのです。 漠然とした仕事についても、小さく細分化して「次の一手」を決める。短期的なプロジェクトではやっていましたが、漠然とした仕事でもそうすることが大切なんだと気づかされました。プロジェクトとして全体を見渡し、ゴールを明確にしつつも足元の仕事はおろそかにしない。しかし、細分化し「次の一手」を明確にすることで「小さな一歩」が踏み出せるのです。

セミナーでは実際の自分の仕事をGTDに当てはめてみましたが、慣れないと難しく感じる部分もありました。実際の仕事ではまず、先述した「漠然とした仕事」で実践してみようと思います。