はじめての方へ

GTDとは、個人と組織の生産性の向上を助けるメソッドです。

個人の生産性を阻害する要因には、

  • 情報のオーバーフロー
    次々に起こる仕事や情報に、処理スピードが追いつかず、オーバーフローしてしまう
  • 初期動作の遅れ
    何かを行う際に、実行段階になって初めて「何をどうするのか」を考えるため、実際に動き出すのに時間がかかる
  • 集中できない
    気になることがあると、無意識にそのことを考えてしまい、ほかの仕事をしていても、目の前のことに集中できない

――などが挙げられますが、GTDは、この問題を次の流れで解決します。

  1. 頭の外に置く
    気になることや、やらなければならないことを頭の中に留めておかずに、頭の外に置く
  2. 始めと終わりを考える
    実行段階ではなく発生段階で、その仕事の最初の具体的な作業とゴールイメージを考える
  3. しくみを整える
    メール、To-Doリスト、メモやノートが個別にあるのではなく、新たな仕事を一時的に保管する場所、To-Doリストへのつなげ方など、一連の流れを整える

この流れをさらに具体的にした5つのステップの繰り返しによって、やるべきことを迷いなく選択し、1つのことに100%集中することができます。

GTDには、頭の働きに注目しているという特徴があります。「GTD」とは「Getting Things Done」の略称で、「物事をやり遂げる」ことと、「私たちの頭をいかにクリエイティブな活動に使うか」ということに焦点を当てています。GTDを実践することで、生産性の向上はもちろん、一般的なタスク管理では難しい、創造性の向上も目指せるはずです。

忙しくて新しいことに取り組む余裕がない、という方にこそおすすめしたいのがGTDです。まずは、5つのステップから始めてみてはいかがでしょうか? GTD Japanでは、GTDを実践するためのセミナーも提供しています。

気になっているものをすべて集めます。 書類、メール、ノート、メモ書き、頭の中にあることなどを100%把握します。大小、公的・個人的なことに関わらず、すべてのやるべきこと、プロジェクト、やりかけのこと、完了したことについても把握します。

把握したものを 行動が必要なものかどうか見極めます。 行動が必要でないことは、ゴミ箱に捨てるか、資料としてファイリングします。行動が必要であれば、「次にとるべき行動」は何かを具体的に明確にします。 2分かからずにできることであればすぐに実行し、2分以上かかることであれば、人に依頼するか、自分でやるなら行動リストに追加します。

見極めたものを 適切な場所に整理します。 資料は行動が必要でないものだけを、資料として収納します。 「次にとるべき行動」のリストは、パソコンで作業が必要なもの、電話する必要があるものなど、実施する状況ごとに整理して収納します。複数の行動が必要なものは、「プロジェクト」として整理します。

STEP4|更新する

「把握する」「見極める」 「整理する」を最新の状態にします。 適宜、行動のリストを見直したり、まとまった時間をとって定期的に最新の状態にします。また自分自身の役割や重要なこととも照らし合わせ、優先順位についても考えます。 このステップによって、再度頭をすっきりさせ、高い集中を維持できる状態にします。

STEP5|選択する

実施できる状況、優先順位に合わせて 適切な行動を選択します。 使える時間はどれくらいか、何ができる状況か、自分自身の使えるエネルギーはどれくらいか、また優先順位と照らし合わせてどうか、などの観点から「次にとるべき行動」のリストから選択して実行します。

 デビッド・アレン(David Allen)について

GTD®の開発者であり、個人と組織の生産性に関する世界的な権威として広く評価されている。

国際的なベストセラーで、GTD®の略語の商標で知られている
『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』、
および、
『Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life』、
『Ready for Anything』の著者。

大手企業、政府機関・教育機関、非営利組織、小規模企業、および民間の個人に対して、国際的にサービスを提供しているデビッド・アレン・カンパニーの顧客には、フォーチュン100企業の40%を超える会社など、世界中の最大手企業が含まれる。

※ GTDJapanのサイトは、日本で唯一のGTD公式ディストリビューターである、ラーニング・マスターズ株式会社が運営しています。