時が過ぎるのを忘れて仕事や趣味に夢中になったことはありませんか?

夢中になるためには、夢中になれる事と合わせて、夢中になれる環境が必要です。
しかし、現代社会では情報と変化が次々押し寄せ、なかなかそのような環境にさせてはくれません。

でも、大丈夫。GTD®は手軽にそれを可能にし、高い集中力を維持させてくれます。
そのためには気になる全てことを頭の外に出して、一つのことに集中できる余裕を作り出す必要があります。

一方、頭の外に出された「気になること」は何をどうすればよいかを具体的にして、必要な時にいつでもとりかかれる状態にしておくことが大切です。資料や情報は必要な時に取り出せ、効率よく使え、かつ、刻々と変わる状況に合わせアップデートされた状態にしておかないと意味がありません。

GTD®はこれらのことを可能にするための5つのステップを設定し、何がいつ起こっても対応できる余裕を与えてくれます。

気になっているものを全て集めます。書類、メール、ノート、メモ書き、頭の中にあること、などすべてのことを100%収集します。大小、公的・個人的なことに関わらず、全てのやるべきこと、プロジェクト、やりかけのこと、完了した事についても収集します。

収納したものを、行動が必要なものかどうかで仕分けます。皇后が必要でないことは、ゴミ箱に捨てるか、資料としてファイリングします。行動が必要であれば、「次にとるべき行動」はなにかを具体的に明確にします。2分かからずにできることであれば直ぐに実行し、2分以上かかることであれば、人に依頼するか、自分でするなら行動リストに追加します。

仕分けたものを適切な場所に収納します。資料は行動が必要でないものだけを、資料として収納します。「次に撮るべき行動」のリストは、コンピュータで作業が必要なもの、電話する必要があるものなど、実施する状況毎に整理して収納します。複数の行動が必要なものは、「プロジェクト」として収納します。

STEP4|更新する

集める、仕分ける、収納するを最新の状態にします。適宜行動のリストを見なおしたり、まとまった時間をとって定期的に最新の状態にします。また自分自身の役割や重要なこととも照らし合わせ、優先順位についても考えます。このステップによって、再度頭をすっきりさせ、高い集中を維持できる状態にします。

STEP5|選択する

実施できる状況、優先順位に合わせて適切な行動を選択します。使える時間をどれくらいか、何ができる状況か、自分自身の使えるエネルギーはどれくらいか、また優先順位と照らし合わせてどうか、などの観点から「次にとるべき行動」のリストから選択して実行します。

 デビッド・アレン(David Allen)

GTD®の開発者であり、個人と組織の生産性に関する世界的な権威として広く評価されています。

3冊の書籍
『Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life』
『Ready for Anything』
および、国際的なベストセラーである
『Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity』(GTD®の略語の商標で知られている)
の著者です。

大手企業、政府機関・教育機関、非営利組織、小規模企業、および民間の個人に対して、国際的にサービスを提供しており、顧客にはフォーチュン100企業の40%を超える会社など、世界中の最大手企業が含まれます。